Dan weet je wat er speelt in je wijk!

Huishoudelijk reglement

Stichting Wijkraad Zuid-Oost Enschede

U kunt het reglement ook als Pdf downloaden

Bijgewerkt november 2010

Inhoud

  1. Werkgebied wijkraad.
  2. Werkterreinen wijkraad.
  3. Het bestuur van de wijkraad.
  4. Stemgerechtigde leden van de wijkraad.
  5. Jaarvergadering wijkraad Zuid-Oost Enschede.
  6. Richtlijnen Algemene Openbare Vergaderingen.
  7. Redactie wijkkrant Zuid-Oost

1. Werkgebied wijkraad(statuten art 1)

1.1     Het werkgebied wordt begrensd door de navolgende straten :

Boulevard, Gronausestraat, Zuid Eschmarkerrondweg, [ vandaar in een rechte lijn naar ] Brinkstraat, tot aan de kruising met RW 35 tot aan de Zuidelijke Invalsweg, Haaksbergerstraat tot aan de Boulevard. Toegevoegd in de erkenning is de wijk de Leuriks.

1.2        Dit werkgebied is naar aanleiding van de bepalingen van de gemeente Enschede onderverdeeld in de navolgende buurten:

1.3     Onderverdeling subbuurten:

Voor de werkbaarheid zijn de buurten verder opgesplitst in subbuurten en het bestuur van de wijkraad streeft ernaar in elke subbuurt een wijkcontactpersoon te hebben. Per subbuurt kan er maximaal 1 bestuurslid zijn, tenzij meer noodzakelijk is.

Subbuurten:

2. Werkterreinen wijkraad(statuten art 2.1)

2.1 De activiteiten die in de doelstelling van de statuten staan zijn onder te verdelen in de navolgende werkterreinen:

3.    Het bestuur van de wijkraad (statuten art 5.1)

De benoeming van de huidige bestuursleden eindigt op 31-12-2014.

3.1 Het bestuur van de wijkraad bestaat uit een oneven aantal personen, minimaal zeven en maximaal dertien inclusief voorzitter met gelijkwaardig stemrecht, die steeds voor een periode van vier jaren worden benoemd. De benoeming geschiedt door het zittende bestuur na publicatie in de wijkkrant/website en na afweging van eventuele bezwaren. Bestuurslid kunnen zijn inwoners en neringdoenden ouder dan 18 jaar, in het werkgebied van de wijkraad Zuid Oost.

Het algemeen bestuur kiest uit haar leden het Dagelijks Bestuur.

Het Dagelijks Bestuur bestaat uit een drietal leden in de functie:

  1. eerste voorzitter
  2. eerste secretaris
  3. eerste penningmeester

Het dagelijks bestuur wordt vervolgens aangevuld met twee coördinatoren. De coördinatoren vertegenwoordigen respectievelijk het binnensingelgebied en het buitensingelgebied.

Bij afwezigheid / wegvallen van bovenstaande worden de taken overgenomen door respectievelijk benoemde tweede voorzitter, benoemde tweede secretaris, benoemde tweede penningmeester. Bij afwezigheid van de voorzitter en indien geen tweede voorzitter benoemd werd, neemt de secretaris de taak tijdens de vergadering waar en zal de vergadering leiden.

Mochten tijdens de zittingsperiode bestuursleden wegvallen dan worden deze plaatsen opgevuld door ervaren wijkcontactpersonen, die worden voorgedragen door het dagelijks bestuur.

3.2 Het Dagelijks Bestuur verplicht zich een vergadering voor te bereiden en een openbare vergadering uit te roepen op de eerste maandag van de maand, bij feestdagen op de tweede maandag van de maand etc. (hoofdstuk 6)

3.3    Taken Dagelijks Bestuur

Eerste voorzitter

a:   Deze leidt de vergadering, onderhoudt contacten met de ingestelde commissies en stimuleert deze zo nodig, onderhoudt contacten met de gemeente en verzorgt de Public Relations, draagt zorgt voor een geregelde voortgang van het werk van de stichting.

b:   Indien nodig, of op verzoek / wens van wijkraadsleden, overlegt het Dagelijks Bestuur of / en wanneer er een extra vergadering uitgeroepen moet worden.

Tweede Voorzitter

Zie punt 3.1 en 3.3.a

Eerste secretaris

Verleent bijstand aan commissieleden bij het opstellen van brieven, en verzorgt vervolgens alle correspondentie van de stichting

Is het verzamelpunt van alle inkomende poststukken en leidt deze verder naar de diverse contactpersonen van commissies.

Roept (extra) vergaderingen uit, draagt zorg voor het bespreken van ruimtes e.d. Verzorgt tevens de uitnodigingen.

Houdt het archief van de wijkraad bij en draagt het archief over aan de stichting als hij/zij de stichting verlaat.

Stelt een, eventuele, archivaris aan, dan wel deelt deze taak met hem/haar, echter blijft eindverantwoordelijk

Tweede secretaris / Notulist

Ondersteunt de eerste secretaris in het uitvoeren van de correspondentie en maakt verslag van elke vergadering van de stichting, tenzij een aparte notulist is aangesteld.

Eerstepenningmeester

Deze verzorgt de financiële administratie, dient namens en in overleg met het Dagelijks Bestuur de begroting in bij de gemeente en zorgt op de jaarvergadering voor een financieel overzicht van het voorgaande jaar.

Beheert de subsidie van de stichting en eventueel andere baten.

Beheert de gemeentesubsidie voor de wijkkrant en draagt zorg voor een kwartaaloverzicht van de financiën aan de wijkkrant redactie.

Verplicht zich te allen tijde kascontrole toe te staan, dit minimaal 1 maal per jaar, en draagt zorg voor een kwartaaloverzicht van de financiën aan het Dagelijks Bestuur van de wijkraad.

Tweede penningmeester

Zie punt 3.1

3.4      Taken Algemeen Bestuur:

Bestuursleden van de wijkraad hebben een specifiek onderwerp in hun taakpakket zoals:

De wijkraad kan, als daar aanleiding voor is, onderverdeeld worden in subgroepen z.g. commissies. Per commissie wordt een bestuurslid, bij voorkeur met enige jaren ervaring, aangesteld, als leider van de betreffende commissie.

Vaste commissies zijn

1. Ouderenbelangen

2. Activiteitencommissie*

De activiteitencommissie plant en organiseert zelfstandig activiteiten. Eventuele batige saldi als gevolg van inkomsten van derden worden aangewend voor toekomstige activiteitenkosten. Financieel is de wijkraad slechts verantwoordelijk voor de besteding van de gemeentelijke subsidie voor activiteiten.

Indien nodig kan, in overleg met het dagelijks bestuur, een openbare commissie vergadering worden uitgeroepen.

De commissieleider is, in eerste lijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden binnen de commissie en brengt maandelijks verslag uit, tijdens de wijkraadsvergadering.

4.    Stemgerechtigde leden van de wijkraad(statuten art 5.21)

In geval van stemming hebben Benoemde bestuursleden stemrecht.

5.    Jaarvergadering wijkraad Zuid-Oost Enschede

5.1 De wijkraad Zuid-Oost Enschede verplicht zich tot het houden van een jaarvergadering. Deze jaarvergadering zal openbaar en voor alle wijkbewoners te bezoeken zijn.

5.2 Een maand voordat de jaarvergadering gehouden zal worden draagt de secretaris zorg voor de oproep hiertoe in de wijkkrant/website.

5.3 Bij voorkeur zal de jaarvergadering in april gehouden worden.

5.4 Twee maanden voor het uitwerken van het jaarverslag zal de secretaris de contactpersonen van de verschillende commissies verzoeken om kopij voor het jaarverslag, betreffende de werkzaamheden van deze commissies. Ieder contactpersoon is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de tekst en zal zorg dragen dat het secretariaat de kopij op tijd ontvangt.

6.    Richtlijnen Algemene Openbare Vergaderingen

6.1    Algemeen

De Wijkraad Zuid-Oost Enschede houdt elke eerste maandag van de maand een Algemene Openbare Vergadering (AOV).

In geval van verhindering door feestdagen e.d. zal de AOV verplaatst worden naar de eerstvolgende maandag.

In de maanden julie en augustus zijn er geen vergaderingen vanwege reces.

6.2   Tijdstip en tijdsduur

De AOV begint om 19:30 uur en eindigt om 21:30 uur.

Ten gevolge van bijzondere omstandigheden kan de secretaris besluiten van deze tijden af te wijken. Indien van deze tijd wordt afgeweken dient dit expliciet te worden medegedeeld bij het verspreiden van de agenda.

6.3  Agenda

De agenda wordt door de secretaris vastgesteld en uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de AOV aan de leden van de wijkraad en geselecteerde externe partijen verzonden. Tevens zal de secretaris zorg dragen dat de agenda vanaf dat moment ook beschikbaar is op de website.

Indien een bestuurslid dit wenst kan deze een verzoek doen bij de secretaris om tot een persbericht over te gaan, waarbij de nadruk op enkele agendapunten komt te liggen. De secretaris zal in overleg bepalen of ook daadwerkelijk een persbericht wordt verzonden en zorg dragen voor het verzenden.

Alle leden van de wijkraad kunnen agendapunten voor zover deze niet onder de bestaande agendapunten vallen, aandragen.

6.4   Voorzitter

A. Vaststellen voorzitter

De voorzitter van de Wijkraad Zuid Oost Enschede zit de vergadering voor. Bij afwezigheid van de voorzitter zal de vergadering geleid worden door de 2de voorzitter en indien deze ook niet aanwezig is de 1ste secretaris, dan wel 2de secretaris.

In overleg kan van deze volgorde worden afgeweken.

B.  Verantwoordelijkheid voorzitter

De voorzitter is verantwoordelijk voor het reguleren van de AOV en het vaststellen van pauzemomenten, die bij voorkeur om het uur plaatsvinden,

De voorzitter is gehouden om te handelen volgens het huishoudelijk reglement en statuten.

6.5 Wijkraadleden

Alle aanwezige wijkraadleden (bestuursleden en wijk contactpersonen) nemen deel aan de vergadering. Zij maken hun naam en functie kenbaar door het zichtbaar hebben van het aan hun verstrekte naambordje. Wijkraadleden nemen plaats afzonderlijk van belangstellenden.

6.6   Notulen

A. Notulist

Tijdens de AOV zal door een van te voren vastgestelde notulist notulen worden geschreven. Het streven is om binnen 10 dagen na de AOV de notulen inclusief de actiepuntenlijst te verspreiden onder de leden van de wijkraad en geselecteerde instanties. De verspreiding zal gedaan worden door de notulist onder verantwoording van de secretaris.

B. Accorderen

Tijdens de vergadering zullen de notulen van de vorige vergadering inhoudelijk en tekstueel gecontroleerd worden. Na algehele instemming van de vergadering zal het verslag geaccordeerd worden, waarna dit gepubliceerd zal worden.

C. Zuiverheid verslag

Tijdens de vergadering zal de notulist in de gelegenheid gesteld worden om bij afsluiting van een agendapunt nog navraag te doen om zodoende de zuiverheid van het verslag in eerste aanleg te waarborgen.

6.7   Spreekrecht

A. Wijkraadleden

Alle wijkraadleden (Bestuursleden en Wijk Contact Personen) hebben spreekrecht tijdens de vergadering.

B. Gastspreker

Een gastspreker is op uitnodiging aanwezig tijdens de AOV. De gastspreker krijgt maximaal 20 minuten spreektijd aangaande het onderwerp waarvoor de gastspreker is uitgenodigd.

Buiten het gastsprekeronderwerp om heeft de gastspreker geen spreekrecht, tenzij uitdrukkelijk gevraagd en toegestaan door de voorzitter.

C. Belangstellenden

Belangstellenden die aanwezig zijn hebben geen spreekrecht op de AOV. Belangstellenden kunnen wel spreekrecht aanvragen.

Het aanvragen van spreektijd geschiedt bij voorkeur schriftelijk tot 24 uur voor aanvang van de AOV bij de secretaris. Mondeling kan spreektijd worden aangevraagd bij de secretaris tot aan het begin van de AOV. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een duidelijk geformuleerd onderwerp. Bij een mondelinge aanvraag bepaalt de secretaris of spreektijd wordt toegestaan in verband met inpassing in de agenda.

De spreektijd is gelimiteerd tot 5 minuten waarna het onderwerp behandeld zal worden en de spreker vragen gesteld kan worden door de raadsleden.

7.    Redactie wijkkrant Zuid-Oost

7.1 De wijkkrant Zuid-Oost Enschede verschijnt 6 maal per jaar. De verspreiding vindt plaats binnen Het Diekman, Getfert, Perik, Hogeland, Varvik, ’t Wooldrik, buitengebied en De Leuriks. De wijkkrant wordt gesubsidieerd door de gemeente Enschede en de adverteerders van het blad.

7.2 De redactie van de wijkkrant draagt zelf de verantwoordelijkheid voor het inhoudelijke gedeelte van de wijkkrant.

7.3 De redactie van de wijkkrant voorziet zelf in hun redactieleden. De aanstelling van een redactielid valt onder verantwoording van de zittende redactie.

Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door het bestuur van de wijkraad d.d. 29 november 2010 en vastgesteld door de AOV van januari 2011

Voorzitter: L.W.J. Wassen            Secretaris: G. Kuipers.         Penningmeester: B. Scholten

Handig...

Wijkkrant Wijkraad Z.O. Enschede Twitter Wijkraad Z.O. Enschede

©2010 | colofon en gebruiksvoorwaarden | techniek & wordpress thema: OrangeDevDesign | strategie & design: web & co